Jak się skupić na jednym zadaniu w pracy?

Wielozadaniowość jest często uważana za standard w pracy. Jednakże niektóre badania pokazują, że koncentracja na jednym zadaniu może prowadzić do lepszych wyników i większej wydajności. Sam widzę to po sobie, że kiedy skupiam się tylko na jednym zadaniu, pracuję wydajniej. Zdaję sobie sprawę, że skupienie nie jest łatwą czynnością, dlatego dziś odpowiem na pytanie: Jak się skupić na jednym zadaniu w pracy i jakie korzyści płyną z tego podejścia?

Spis treści

Dlaczego koncentracja na jednym zadaniu jest ważna?

Poprawa wydajności

Fokusując się na jednym zadaniu, zwiększasz swoją wydajność. Wiele badań potwierdza, że wielozadaniowość obniża efektywność i prowadzi do większej ilości błędów. Dlatego warto zastanowić się nad podejściem, które pozwoli nam skoncentrować się na jednym zadaniu.

Redukcja stresu

Skupienie się na jednym zadaniu pozwala ograniczyć stres. Gdy nie przełączasz się między różnymi zadaniami, jesteś bardziej zrelaksowany i spokojny, co przekłada się na lepsze wyniki pracy.

Przeciwdziałanie rozpraszaczom

Wyeliminowanie przerywających notyfikacji

Aby skupić się na jednym zadaniu, powinieneś zacząć od wyeliminowania przerywających notyfikacji. Wyłącz powiadomienia na smartfonie i komputerze, które mogą odciągnąć twoją uwagę od wykonywanego zadania. Możesz także ustawić sobie czas, kiedy sprawdzisz wiadomości czy e-maile, aby nie rozpraszać się co chwilę. Nic złego się nie stanie, kiedy ktoś otrzyma od ciebie mailową odpowiedź godzinę później, lub że oddzwonisz w odpowiednim dla ciebie czasie. Twój czas jest ważniejszy od czyjegoś.

Jeśli mieszkasz na parterze pod jedynką, dobrym pomysłem będzie wyłączenie domofonu. Nic tak nie wkurza na home office, jak dzwoniący co chwilę obcy ludzie pod jedynkę na domofonie, chcący, aby ich wpuścić. Zazwyczaj są to mało ważne osoby typu sprzątaczka, serwisant kablówki, roznosiciele ulotek lub jakieś organizacje religijne chodzące po domach.

Organizacja przestrzeni pracy

Przestrzeń pracy wpływa na twoją koncentrację. Uporządkuj biurko, usuń niepotrzebne rzeczy i zadaj sobie pytanie, czy wszystko, co jest w zasięgu wzroku, jest potrzebne do wykonania zadania. Jeśli nie, schowaj je lub przemieść w inne miejsce. Ale bez presady. Mały kwiatek na biurku, który poprawia twój dobrostan może zostać. Ważne, abyś się zbytecznie nie zagracał, a twoje otoczenie pozytywnie wpływało na twoje samopoczucie w czasie wykonywania pracy.

Planowanie przerw

Regularne przerwy są ważne dla utrzymania koncentracji. Planuj krótkie przerwy, np. co godzinę, które pozwolą Ci zregenerować siły i wrócić do zadania z nową energią. Robienie przerwy to także dobry gest dla zdrowia kręgosłupa. Zbyt długie siedzenie w zgarbionej pozycji przy komputerze może powodować poważne urazy kręgosłupa, szyi i barku. Wiem coś o tym. Rwa barkowa to coś, co mnie pokonało na długie miesiące. Robienie przerwy w pracy uwalnia napięcie szyi i pozwala przywrócić ciało do normalnej pozycji.

Wykorzystanie technik koncentracji

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro, opracowana przez Francesco Cirillo, to metoda zarządzania czasem, która ma na celu zwiększenie produktywności i utrzymanie wysokiego poziomu koncentracji podczas pracy. Swoją nazwę zawdzięcza kształtowi kuchennego minutnika, przypominającego pomidora, który Cirillo używał do mierzenia czasu. Ja kiedyś miałem taki minutnik, ale w kształcie jajka. W moim przypadku ta technika nazywałaby się “jajoro”. Trochę śmiesznie, co nie? 🙂

Technika ta polega na podziale czasu pracy na 25-minutowe interwały, zwane “pomodoro”, z 5-minutowymi przerwami. Po czterech takich cyklach pracy, czyli po upływie około dwóch godzin, należy zrobić dłuższą przerwę, trwającą od 15 do 30 minut. Dłuższa przerwa służy pełniejszemu zregenerowaniu sił i umysłu, co pozwala utrzymać wysoką jakość pracy.

Kluczem do skuteczności techniki Pomodoro jest rygorystyczne przestrzeganie czasu pracy i przerw. Nie możesz podczas tej 25-minutowej sesji iść zrobić siku 🙂 W trakcie 25-minutowego interwału pracujemy nad jednym zadaniem, starając się nie ulegać rozpraszaniu i skupić się wyłącznie na wykonywanej czynności. W czasie 5-minutowych przerw warto oderwać się od pracy, rozprostować nogi, wykonać ćwiczenia rozluźniające lub oddać się innym, krótkim czynnościom relaksacyjnym.

Medytacja

Medytacja to praktyka, która od dawna jest stosowana w celu poprawy samopoczucia, redukcji stresu oraz wyciszenia umysłu. Uprawianie medytacji zyskuje coraz większą popularność jako narzędzie, które pomaga zwiększyć koncentrację i wydajność w pracy. Dzięki medytacji, umysł staje się bardziej uważny, co przekłada się na lepszą zdolność do skupienia się na jednym zadaniu i osiąganie lepszych wyników.

Nawet krótkie, kilkuminutowe sesje medytacji przed rozpoczęciem pracy lub w czasie przerwy mogą przynieść wymierne korzyści dla twojej efektywności zawodowej. Wprowadzenie medytacji do codziennej rutyny pozwala na uspokojenie myśli i emocji, co z kolei pozwala na skupienie się na wykonywanym zadaniu bez rozproszenia uwagi przez zewnętrzne bodźce czy wewnętrzne obawy.

Medytacja pozwala również na lepsze radzenie sobie z sytuacjami stresującymi, które są nieodłącznym elementem życia zawodowego. Dzięki medytacji twój umysł jest bardziej odporny na stres i łatwiej adaptuje się do zmieniających się warunków pracy.

Wbrew wszelkim opiniom, medytacja nie musi być skomplikowaną praktyką wymagającą dużo czasu i wysiłku. Jest tyle prostych technik medytacyjnych, takich jak koncentracja na oddechu, medytacja spacerująca czy medytacja uważności, które można wprowadzić do swojego dnia pracy bez większego nakładu czasowego. Jeśli będzie ci się wydawało, że robisz coś źle lub nie umiesz medytować, nie przejmuj się. Możesz to robić w sposób taki, jaki potrafisz. Nie ma żadnych wymagań ani wytycznych ustalających jak powinna wyglądać medytacja. Po prostu odpręż się i bądź na luzie.

Czasowe ograniczenie zadań

Zastosowanie strategii polegającej na ustalaniu limitu czasu na wykonanie zadania może przynieść wiele korzyści dla efektywności pracy, zwłaszcza jeśli borykasz się z problemami z koncentracją. Presja czasowa, jaką wprowadza takie ograniczenie, skłania do intensywniejszego skupienia się na zadaniu oraz zwiększa motywację do szybkiego i sprawnego działania. Jeśli przekroczysz, będziesz czuł się niespełniony. W takiej sytuacji presja działa motywująco.

Określanie ram czasowych dla poszczególnych zadań pozwala na lepsze zarządzanie czasem pracy, a także pomaga w monitorowaniu postępów i ocenie wydajności. Możesz w ten sposób lepiej kontrolować przeznaczany czas na dane zadanie, unikając zarówno przeciągania się pracy, jak i zbyt pośpiesznego wykonywania zadań.

Ustalanie limitów czasowych może być szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy lista zadań do wykonania jest długa, a czas na ich realizację ograniczony. Dzięki temu podejściu łatwiej jest ustalić priorytety, skupić się na najważniejszych zadaniach i uniknąć niepotrzebnego przeznaczania czasu na mniej istotne sprawy.

Warto jednak pamiętać, że ustalanie limitów czasowych powinno być realistyczne i dopasowane do indywidualnych możliwości oraz charakterystyki pracy. Zbyt krótkie ramy czasowe mogą prowadzić do wzrostu stresu i obniżenia jakości pracy, podczas gdy zbyt długie mogą nie wpłynąć motywująco na tempo pracy.

W praktyce możesz wykorzystać różne metody zarządzania czasem, które wprowadzają element presji czasowej, takie jak wcześniej wspomniana technika Pomodoro czy technika 90/20 (90 minut pracy, 20 minut przerwy). Kluczowe jest jednak znalezienie własnego, optymalnego sposobu organizacji pracy, który pozwoli na osiągnięcie maksymalnej wydajności, jednocześnie dbając o zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Ustawianie celów i priorytetów

Tworzenie listy zadań

Sporządzenie listy zadań do zrobienia to naprawdę doskonały sposób na uporządkowanie swojej pracy i wprowadzenie porządku w natłoku obowiązków. Gdy wszystko jest zapisane czarno na białym, znacznie łatwiej jest skoncentrować się na jednym zadaniu, nie martwiąc się o to, co jeszcze trzeba zrobić, ponieważ wszystko jest już spisane i czeka na swoją kolej. Dzięki takiej liście możesz w spokoju określić priorytety, unikając chaosu i niepotrzebnego stresu związanego z wykonywaniem naszych obowiązków.

Listy zadań to także doskonałe narzędzie do śledzenia postępów w realizacji celów, co dodatkowo motywuje do dalszej pracy. Nie ma przecież większej satysfakcji, niż odhaczanie kolejnych zadań na liście i obserwowanie, jak powoli, ale skutecznie, osiągamy zamierzone cele. Przy okazji uczymy się również lepszej organizacji i zarządzania czasem, co z pewnością przyczynia się do zwiększenia naszej produktywności zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.

Ja do tego celu używam dwóch głównych narzędzi:

• Google Keep – do prostych notatek.
• Trello – do zapisywania etapów zadania.

Określanie priorytetów

Przydzielanie priorytetów poszczególnym zadaniom jest kluczowym elementem zarządzania czasem i efektywnej organizacji pracy. Przede wszystkim warto skupić się na najważniejszych i najbardziej pilnych zadaniach, które wymagają natychmiastowego zaangażowania. Pierdoły zostaw na sam koniec. Dzięki temu będziesz mógł uporać się z najbardziej newralgicznymi sprawami, a tym samym uniknąć opóźnień, które mogłyby wpłynąć na osiągnięcia w dłuższym okresie.

Następnie, gdy najważniejsze zadania zostaną wykonane, możesz przejść do kolejnych, mniej pilnych spraw. To ci pozwoli na wykorzystanie energii i motywacji zdobytej podczas realizacji priorytetowych zadań do wykonania pozostałych obowiązków. Lubię to uczucie, gdy pierwsze najbardziej priorytetowe zadanie jest wykonane i teraz mogę zająć się mniej ciężkimi sprawami. Kiedy kamień spada z serca, reszta zadań staje się niczym truskawka na torcie.

Warto również w miarę możliwości planować czas na ewentualne niespodziewane sytuacje, które mogą wymagać naszej uwagi. Nigdy nie wiesz, kiedy odłączą ci internet lub niespodziewanie dostaniesz pilniejsze zadanie od tego priorytetowego.

Właściwe przydzielanie priorytetów jest nie tylko istotne z punktu widzenia produktywności, ale także może wpłynąć na samopoczucie i zdrowie. Unikanie sytuacji, w których ciągle odczuwamy presję czasu i brakuje nam chwil wytchnienia, pozwala na zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Ustalanie realistycznych oczekiwań

Lepiej być realistą i nie stawiać sobie zbyt wygórowanych wymagań. Nie oczekuj, że uda ci się wykonać wszystkie zadania jednocześnie. Lepszym podejściem jest skoncentrowanie się na jednym zadaniu, a dopiero po jego zakończeniu przejście do kolejnego. Warto mieć świadomość, że nie zawsze można zrealizować wszystkie obowiązki w ciągu jednego dnia. Dlatego istotne jest umiejętne zarządzanie czasem i priorytetami, aby uniknąć przeciążenia i zbyt dużej presji. Stosując takie podejście, będziesz w stanie osiągać cele w sposób bardziej zorganizowany, a jednocześnie zadbasz o własne samopoczucie i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Zdrowy styl życia

Właściwe odżywianie

Zdrowa dieta ma ogromne znaczenie dla Twojej wydajności w pracy. Dobrze zbilansowane posiłki dostarczają niezbędnej energii, która pozwala ci skupić się na wykonywaniu obowiązków i utrzymaniu wysokiej efektywności. Pamiętaj o regularnym spożywaniu posiłków bogatych w białko, błonnik, witaminy i minerały, które stanowią istotne elementy dla prawidłowego funkcjonowania organizmu.

W kontekście pracy, dbanie o zdrową dietę może również przyczynić się do zwiększenia odporności, zmniejszenia ryzyka chorób przewlekłych oraz poprawy nastroju. Wszystko to wpłynie na twoje samopoczucie, a tym samym na efektywność wykonywanych zadań. Jeśli twój organizm otrzymuje odpowiednią ilość składników odżywczych, masz więcej energii, co przekłada się na lepszą koncentrację i zdolność do realizacji zadań.

Warto również zwrócić uwagę na odpowiednie nawodnienie organizmu, gdyż wpływa ono na utrzymanie prawidłowych funkcji mózgu.

W praktyce, staraj się unikać jedzenia niezdrowych przekąsek i fast foodów, które mogą wpłynąć na twoją kondycję i skupienie. Zamiast tego, postaw na pełnowartościowe, zdrowe posiłki i regularne przerwy na jedzenie. Takie podejście do diety pozwoli ci na utrzymanie wysokiej wydajności w pracy oraz prawidłowe funkcjonowanie organizmu, co przełoży się na ogólną jakość życia zawodowego i prywatnego.

Wprowadzenie aktywności fizycznej

Regularne ćwiczenia fizyczne odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu dobrej kondycji oraz wpływają na poziom energii, co ma bezpośredni związek z naszą wydajnością w pracy. Staraj się ćwiczyć przynajmniej kilka razy w tygodniu, aby poprawić swoją koncentrację, wydajność i ogólną jakość życia zawodowego.

Aktywność fizyczna nie tylko pomaga w redukcji stresu, ale także sprawia, że mózg jest bardziej wydajny dzięki zwiększonemu dopływowi tlenu i substancji odżywczych. Regularne ćwiczenia sprawią, że będziesz czuć się lepiej zarówno fizycznie, jak i psychicznie. W praktyce możesz wybrać różne formy aktywności, takie jak bieganie, joga, pływanie, jazda na rowerze, które najlepiej wpasują się w twój tryb życia. Pamiętaj także o krótkich przerwach na rozciąganie czy krótki spacer w ciągu dnia pracy, co może przyczynić się do regeneracji i zwiększenia koncentracji.

Zadbaj o sen

Dobry sen jest kluczowy dla utrzymania zdolności koncentracji oraz ogólnego funkcjonowania organizmu. Dąż do regularnego i wystarczającego snu, aby twój umysł był wypoczęty, gotowy do pracy i pełen energii na cały dzień. Źle jest, kiedy w czasie pracy jesteś niewyspany. Wtedy twoja wydajność znacząco spada i może dojść do poważnych pomyłek.

Staraj się utrzymać stały rytm snu, kładąc się spać i wstając o podobnej porze każdego dnia. Dzięki temu twój organizm będzie mógł się dostosować do określonego rytmu dobowego. To da ci lepszą jakość snu i lepsze samopoczucie. W praktyce, pozwoli to utrzymać wysoką koncentrację i wydajność w pracy, a także wpłynie na ogólną jakość życia.

Konkluzja

Skupienie się na jednym zadaniu w pracy może przynieść wiele korzyści, takich jak zwiększenie wydajności, ograniczenie stresu i poprawa jakości wykonanej pracy. Wykorzystaj wszystkie powyższe wskazówki, aby z sukcesem zastosować to podejście w swojej codziennej pracy.

FAQ

Czy wielozadaniowość jest zawsze zła?

Wielozadaniowość nie jest zawsze zła, ale często prowadzi do obniżenia wydajności i większej liczby błędów. Skupienie się na jednym zadaniu pozwala na osiągnięcie lepszych rezultatów.

Czy technika Pomodoro jest odpowiednia dla każdego?

Technika Pomodoro może być skuteczna dla wielu osób, ale warto przetestować różne metody i sprawdzić, która z nich działa najlepiej dla Ciebie.

Jak często powinienem robić przerwy w pracy?

Zaleca się robienie krótkich przerw co godzinę, aby zregenerować siły i utrzymać wysoki poziom koncentracji.

Czy medytacja może rzeczywiście pomóc w skupieniu się na pracy?

Tak, medytacja pomaga wyciszyć umysł, co może prowadzić do lepszego skupienia na zadaniach do wykonania.

Jak mogę zmotywować się do pracy nad jednym zadaniem, jeśli jest dużo innych rzeczy do zrobienia?

Ustal priorytety i skup się na najważniejszych zadaniach. Twórz listy zadań, aby mieć przegląd tego, co jest do zrobienia, i pozwól sobie na skupienie się na jednym zadaniu, wiedząc, że inne czekają na swoją kolej.